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miércoles, 12 de junio de 2013

Dirige o sucumbe: Plan director de firma electrónica

"Me encanta que los planes salgan bien",
Hannibal Smith.

Tras explorar las ventajas para los países que tiene el hecho de legislar el uso de la firma electrónica y los pasos a seguir y tratar el siguiente eslabón de la cadena, los Prestadores de Servicios de Certificación, ahora toca hablar de los que realmente generan dinero y empleo, las empresas.


La firma electrónica o digital es una fuente de eficiencia corporativa. Los beneficios han sido ampliamente comentados (un ejemplo, en esta página de producto) y, entre ellos se encuentran:
  • se evitan desplazamientos y colas de las personas involucradas en los procesos de firma,
  • los documentos firmados pueden recogerse y archivarse en formato digital, sin tener que trasladarse nunca al papel,
  • la distancia deja de ser un problema, por lo que cualquier documento quedará firmado por todas las partes, mucho más rápidamente, y de forma más eficiente que si se firmara a mano,
  • al quedar archivados en formato digital, su posterior localización también es mucho más fácil y rápida, gracias a las herramientas informáticas de búsqueda,
  • es una tecnología más segura que la firma manuscrita, por lo que suplantar una identidad resulta mucho más complejo,
  • ahorros de costes directos, evitando envíos, o reduciendo el consumo de tinta o papel y
  • está alineada con la mejora mediambiental.
No obstante, la mayor parte de estos beneficios se logran en dos situaciones:
  1. cuando se hace un uso intensivo de la firma electrónica en todo procedimiento que la admita
  2. cuando se usa el nivel de firma electrónica adecuado a cada necesidad
Planificar correctamente el despliegue de las aplicaciones de firma electrónica, asegurándose de cumplir los requisitos legales y mejores prácticas y optimizar la inversión en tecnología se convierte en un elemento esencial para sacar el máximo provecho de la implantación de la firma electrónica en nuestra organización.

La firma electrónica es una herramienta aplicable a múltiples aplicaciones: gestión de expedientes electrónicos, contratación pública, notificaciones telemáticas, registro electrónico, firma de contratos laborales (ETTs), firma de informes y boletines de instalación, albaranes, NDAs, ensayos clínicos, voto electrónico, receta electrónica (también veterinaria) y por supuesto factura electrónica, son algunos ejemplos destacados. En definitiva es el elemento que permite desarrollar íntegramente los procesos de negocio sin abandonar el mundo electrónico, obteniéndose así importantes mejoras en la eficiencia empresarial.

El despliegue de todas estas aplicaciones puede conseguirse manteniendo un núcleo tecnológico común. Es por esto que cuando se decide desplegar cualquiera de ellas es conveniente hacerlo desde una perspectiva global, alineada con la estrategia de la organización. Con el objetivo de dar respuesta a esta necesidad, es necesario contar con un Plan Director de Firma.

Este Plan debe alineado con los objetivos empresariales e imbricado en la Política de Seguridad de la empresa. Entre las tareas a realizar identificadas en el Plan, se deben encontrar las siguientes:
  1. Diagnóstico de la situación actual del cliente en términos de procesos de negocio (cadena de valor) y sus infraestructuras tecnológicas, para detectar las principales oportunidades de utilización de la firma digital, descubrir barreras organizativas y tecnológicas para su puesta en marcha y su posible expansión a filiales y empresas participadas.
  2. Análisis en detalle de los procesos clave que llevarán a identificar las necesidades de: identidad digital en la organización, políticas de certificado, formatos y tipos de documentos y transacciones, tipos y formatos de firma, archivo electrónico y conservación a largo plazo.
  3. Diseño de los escenarios de integración necesarios para la implantación de la firma electrónica en el entorno operativo. Establecimiento de los procedimientos y normativas de diseño y desarrollo de la integración de la firma electrónica en las aplicaciones de negocio y procesos de la organización, a partir de las arquitecturas y aplicaciones implantadas en la organización.
  4. Propuesta de alternativas tecnológicas de implantación. Conjunto de recomendaciones y requisitos técnicos para el establecimiento de una plataforma de servicios de firma y validación en la organización. Ventajas comparativas y beneficios asociados.
  5. Documento electrónico. Elaboración de las directrices de archivo y gestión del documento electrónico. Formatos, firmas a largo términos, evidencias electrónicas, archivo, revalidación criptográfica y procedimientos de verificación histórica.
  6. Adecuación a la legislación vigente. Implicaciones funcionales y tecnológicas para un razonable cumplimiento de la normativa legal vigente o en proceso de reglamentación. Plazos de puesta en marcha y propuestas de normativas para la adecuación del cliente.
  7. Plan de comunicación interna y externa. Sugerencias para la difusión en la organización de la necesidad y ventajas de la implantación de la firma electrónica, con el objetivo de obtener el apoyo de la dirección y compromiso para su puesta en marcha.
  8. Diseño de un programa de despliegue, y primera lista de sugerencias para la puesta en marcha de la firma electrónica en la organización. Priorización en función de beneficios a obtener y riesgos de incumplimiento de normativas. La firma electrónica como nueva ventaja competitiva de la organización.
Así que, por todo lo anterior, si deseas implantar la firma electrónica en tu organización, no olvides dirigir ... con un Plan Director de Firma Electrónica.
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